Cuando trabajamos en marketing y creación de contenido es muy fácil caer en una dinámica en la que estamos ocupados constantemente, pero no necesariamente estamos avanzando todo lo que podríamos.
Tenemos muchas tareas pendientes: pensar ideas, escribir guiones, grabar vídeos, editarlos, publicarlos, responder mensajes, revisar estadísticas, preparar artículos, trabajar el SEO, actualizar la web…
Y si intentamos hacer un poco de todo cada día, podemos acabar dedicando muchísimo tiempo al marketing sin tener la sensación de que realmente estamos construyendo algo.
Por eso, una parte fundamental de este método consiste en aprender a organizar el trabajo de una manera más eficiente.
Para ello podemos combinar tres ideas muy conocidas dentro de la productividad: la ley de Pareto o regla 80/20, la ley de Parkinson y el cuadrante de productividad.
LA REGLA 80/20 para la Productividad en el Marketing Digital:
La ley de Pareto, conocida habitualmente como la regla 80/20, plantea que aproximadamente el 20% de las acciones pueden generar alrededor del 80% de los resultados.
No significa que siempre vaya a ser exactamente un 20% y un 80%.
Es una forma de entender que no todas nuestras acciones tienen el mismo peso.
En cualquier proyecto hay determinadas cosas que producen mucho más resultado que otras.
Por ejemplo, podemos publicar diez contenidos y descubrir que dos de ellos generan la mayor parte de las visualizaciones, seguidores, comentarios o clientes.
Podemos escribir veinte artículos y descubrir que unos pocos son los que realmente empiezan a atraer tráfico.
Podemos realizar muchas tareas durante una semana y darnos cuenta de que solo algunas eran realmente importantes para conseguir el objetivo que nos habíamos marcado.
Por eso, antes de preguntarnos cuánto tenemos que trabajar, deberíamos preguntarnos:
¿Qué acciones tienen realmente más impacto?
Si conseguimos identificar ese pequeño porcentaje de acciones que puede generar la mayor parte de los resultados, podemos concentrar nuestra energía en ellas en lugar de repartir nuestro tiempo entre tareas que aportan muy poco.
Esto es especialmente importante en marketing, porque existen infinitas cosas que podríamos hacer.
Podemos estar todo el día creando contenido, pero eso no significa necesariamente que estemos haciendo el contenido adecuado.
Podemos pasar horas trabajando en una web, pero eso no significa necesariamente que estemos trabajando en las páginas que más necesitamos.
Podemos publicar constantemente en redes sociales, pero eso no garantiza que estemos acercándonos a nuestros objetivos.
La productividad comienza, por tanto, por saber distinguir lo importante de lo secundario.
EL CUADRANTE DE PRODUCTIVIDAD en la creación de contenidos para redes sociales:
Aquí entra el segundo elemento del método: diferenciar las tareas según su importancia y su urgencia.
Podemos dividirlas en cuatro grupos:
1. Importantes y urgentes.
Son las tareas que requieren nuestra atención y que no podemos dejar para después.
Por ejemplo, solucionar un problema importante de un cliente, terminar una campaña que debe lanzarse ese día o corregir un error que está afectando directamente al funcionamiento del proyecto.
2. Importantes pero no urgentes.
Estas son especialmente importantes porque muchas veces son las que más descuidamos.
Son tareas que todavía no tienen una fecha límite inmediata, pero que pueden ser fundamentales para conseguir nuestros objetivos futuros.
✅ Crear una estrategia de contenidos.
✅ Trabajar el SEO.
✅ Preparar contenido con antelación.
✅ Crear una nueva página para un servicio.
✅ Planificar una campaña.
✅ Desarrollar una estrategia para YouTube.
Son tareas que quizá nadie nos está reclamando hoy, pero que pueden determinar dónde estará nuestro proyecto dentro de unos meses.
3. Urgentes pero no importantes.
Son tareas que parecen requerir nuestra atención inmediatamente, pero que realmente no aportan demasiado al objetivo principal.
Siempre que sea posible, deberíamos reducirlas, automatizarlas, delegarlas o resolverlas rápidamente para que no consuman nuestra energía.
4. No urgentes y no importantes.
Son las tareas que menos prioridad deberían tener.
No significa necesariamente que nunca podamos hacerlas, pero sí que no deberían ocupar el tiempo que necesitamos para las cosas que realmente hacen avanzar el proyecto.
Por eso, dentro de nuestro sistema, la prioridad debería estar principalmente en las tareas importantes y urgentes y, sobre todo, en las importantes aunque todavía no sean urgentes.
Esto último es fundamental.
Un proyecto no crece únicamente resolviendo problemas cuando ya se han convertido en urgentes.
También crece haciendo hoy las cosas importantes que evitarán problemas mañana y que construirán resultados futuros.
LA LEY DE Parkinson a la hora de tener productividad en redes sociales y marketing digital:
El tercer principio es la ley de Parkinson. Esta ley parte de una observación muy sencilla: una tarea tiende a ocupar todo el tiempo que tenemos disponible para realizarla.
Si tenemos una semana para hacer algo, es muy posible que acabemos utilizando una semana. Y muchas veces incluso terminamos haciéndolo a última hora.
Si tenemos tres días, probablemente nos adaptaremos a esos tres días.
Si tenemos unas horas, nos organizaremos para terminarlo en esas horas.
Esto ocurre porque cuando no existe un límite claro, nuestro trabajo puede expandirse hasta ocupar todo el espacio disponible.
Por eso, una de las estrategias del método consiste en trabajar con objetivos concretos y bloques de tiempo definidos.
Pero hay algo importante: trabajar rápido no significa trabajar mal. La intención no es hacer las cosas deprisa y sacrificar la calidad. La intención es hacer un trabajo bien hecho, pero evitando dedicarle más tiempo del necesario. Si una tarea puede hacerse correctamente en dos horas, no necesitamos convertirla en una tarea de seis horas simplemente porque disponemos de toda la tarde.
La pregunta debería ser:
¿Cómo puedo hacer esto bien y de la forma más eficiente posible?
Y aquí volvemos a conectar con el 80/20.
✅ Primero identificamos qué es lo que realmente importa.
✅ Después nos concentramos en ello.Y finalmente intentamos realizarlo de la forma más eficiente posible.
PLANIFICAR EL OBJETIVO ANTES DE PLANIFICAR las rareas te lleva a ganar velocidad y productividad:
Para poder trabajar de esta manera necesitamos saber hacia dónde queremos llegar.
Por eso la planificación debería comenzar desde arriba y avanzar hacia abajo.
Primero pensamos:
¿Qué quiero haber conseguido dentro de un mes?
Una vez sabemos dónde queremos estar dentro de un mes, podemos preguntarnos:
¿Qué necesito conseguir esta semana para acercarme a ese objetivo?
Y después: ¿Qué tengo que hacer hoy para conseguir el objetivo de esta semana?
De esta manera podemos establecer una relación entre los objetivos mensuales, semanales y diarios.
Por ejemplo, si nuestro objetivo es tener treinta Reels publicados durante el próximo mes, podemos dividir ese objetivo en diferentes fases de trabajo.
No necesitamos pensar cada día: “¿Qué Reel voy a publicar hoy?”
Podemos pensar: “¿Qué necesito hacer durante este mes para conseguir tener treinta Reels preparados y publicados?”
Y a partir de ahí organizamos el trabajo.
UN EJEMPLO PRÁCTICO: CREAR 30 REELS PARA TODO EL MES:
Imaginemos que gestionamos una cuenta de Instagram y queremos publicar un Reel cada día durante treinta días.
Una forma poco eficiente de hacerlo sería crear cada Reel el mismo día que queremos publicarlo.
❌ Un día pensamos la idea.
❌ Después escribimos el guion.
❌ Después preparamos la grabación.
❌ Grabamos.
❌ Editamos.
❌ Publicamos.
❌ Y al día siguiente volvemos a empezar exactamente desde el principio.El problema es que estamos cambiando constantemente de tipo de tarea.
❌ Pensar.
❌ Grabar.
❌ Editar.
❌ Publicar.
❌ Volver a pensar.
❌ Volver a grabar.
❌ Volver a editar.
Esto consume mucho tiempo y también mucha energía mental.
Por eso aplicamos la producción por bloques.
FASE 1: CREAR LOS 30 GUIONES:
En lugar de pensar un guion cada día, dedicamos un bloque de trabajo a crear los treinta.
✅ Primero definimos la estrategia de contenidos.
✅ Qué queremos conseguir.
✅ Qué queremos comunicar.
✅ Qué temas vamos a tratar.
✅ Qué tipos de contenido necesitamos.
✅ Y después desarrollamos los treinta guiones.
✅ La idea es salir de esta fase con los treinta contenidos pensados y preparados.
Ya no necesitamos despertarnos cada mañana preguntándonos qué vamos a publicar.
El trabajo estratégico del mes ya está hecho.
FASE 2: GRABAR LOS 30 REELS:
Una vez tenemos los guiones, pasamos a la grabación.
En lugar de grabar un Reel cada día, agrupamos las grabaciones.
✅ Primer día: 10 Reels.
✅ Segundo día: 10 Reels.
✅ Tercer día: 10 Reels.
De esta manera, cuando estamos grabando no necesitamos estar cambiando continuamente de actividad.
✅ Ya tenemos los guiones.
✅ Ya sabemos qué tenemos que decir.
✅ Ya tenemos preparado el equipo.
✅ Ya estamos en modo grabación.
✅ Y aprovechamos ese momento para producir una cantidad importante de contenido.
Al terminar los tres días tenemos los treinta Reels grabados.
FASE 3: EDITAR LOS 30 REELS:
Después hacemos exactamente lo mismo con la edición.
En lugar de editar un Reel cada día, agrupamos el trabajo.
✅ Primer día: 15 Reels.
✅ Segundo día: 15 Reels.
De esta forma podemos utilizar el mismo sistema de edición, las mismas plantillas y los mismos recursos sin tener que empezar de cero cada vez.
Al terminar esta fase tenemos los treinta Reels terminados.
FASE 4: PROGRAMAR TODO EL MES:
Ahora solo queda organizar la publicación.
✅ Programamos los treinta Reels.
✅ Uno cada día durante treinta días.
Y aquí aparece una de las grandes ventajas del sistema.
Durante todo ese mes no necesitamos estar pensando constantemente en qué vamos a publicar mañana.
✅ El contenido ya está preparado.
✅ El calendario ya está organizado.
Y nosotros podemos utilizar ese tiempo para otras partes del proyecto.
LA DIFERENCIA ENTRE ESTAR OCUPADO Y ESTAR Avanzando: Velocidad, resultados y Productividad.
Este ejemplo puede parecer simplemente una manera de organizar treinta Reels, pero en realidad representa una forma completamente diferente de entender la productividad.
Estar ocupado no significa necesariamente estar avanzando. Podemos pasar ocho horas delante del ordenador y terminar el día sin haber completado ninguna de las tareas realmente importantes.
También podemos trabajar menos horas y conseguir mucho más si sabemos qué hacer, en qué orden hacerlo y cuánto tiempo necesitamos realmente.
Por eso este método combina los tres principios.
✅ Primero, el 80/20 nos ayuda a identificar qué acciones y contenidos tienen mayor potencial.
✅ Después, el cuadrante de productividad nos ayuda a decidir qué debemos priorizar.
✅ Y finalmente, la ley de Parkinson nos ayuda a evitar que cada tarea se extienda indefinidamente.
El resultado es una forma de trabajar basada en una idea muy sencilla:
✅ HACER LO QUE MÁS IMPORTA, EN EL MOMENTO ADECUADO Y DE LA FORMA MÁS EFICIENTE POSIBLE.
Y lo interesante es que este sistema no sirve únicamente para Instagram.
La misma lógica puede aplicarse a prácticamente cualquier área de marketing.
✅ Podemos utilizarla para crear treinta artículos para una estrategia SEO.
✅ Para preparar varios vídeos de YouTube.
✅ Para crear una secuencia de emails.
✅ Para desarrollar contenidos para una web.
✅ Para preparar campañas.
✅ Para crear diferentes piezas de contenido a partir de una misma idea.
La cantidad y los tiempos cambiarán dependiendo del trabajo, pero el principio será el mismo:
1. PLANIFICAR.
2. PRIORIZAR.
3. PRODUCIR POR BLOQUES.
4. TERMINAR.
5. PROGRAMAR O IMPLEMENTAR.
6. MEDIR LOS RESULTADOS.
7. Y VOLVER A EMPEZAR MEJOR.
De esta forma, la productividad deja de consistir en intentar hacer cada vez más cosas.
Consiste en aprender a identificar cuáles son las cosas que realmente importan y construir un sistema que nos permita hacerlas bien, sin desperdiciar nuestro tiempo y nuestra energía.